සේවක සංඛ්යා ලේඛනවල තබා නොගත යුතු දේ

සේවක මණ්ඩල ලිපිගොනුවක ඔබ (සහ නොකළ යුතු) මොනවාද යන්න කුමක්ද?

සේවකයින් ඔබේ සාමාන්ය පුද්ගල වාර්තා වලදී විශේෂ අයිතම කිසිවිටක තබා නොගත යුතුය. ඔබගේ පෞද්ගලික ලිපිගොනු හා වාර්තා වල අන්තර්ගතයන් සාමාන්යයෙන් මානව සම්පත් කාර්ය මණ්ඩලය, සේවකයා සහ සේවක කළමනාකරු සහ අධීක්ෂකයාට, සමහර සමාගම්වල දී ලබාගත හැකිය.

අන් අයට ප්රවේශය HR කාර්යමණ්ඩලයට පමණක් සීමාවී ඇති අතර සේවකයින්ට ඔවුන්ගේ වාර්තා වලට ප්රවේශය ලබා ගත හැකිය. නීතිඥයන් සහ සමාන රැකියා අවස්ථා පිළිබඳ කොමිසමේ (EEOC) පැමිණිලි සඳහා පුද්ගල වාර්තා ලේඛනයේ අන්තර්ගතය නීතිඥයින්ට ද හිමිවේ .

හිටපු සේවකයකු සිය හෝ ඇයගේ පෞද්ගලික වාර්තා වල පිටපතක් ඉල්ලා සිටිය හැක.

මෙම සියලු විභව භාවිතයන් සහ ඔබේ පුද්ගල වාර්තා වල විභව නරඹන්නන් සමග, ඔබගේ පුද්ගල සංඛ්යා ලේඛනවල සේවකයින්ගේ රැකියා ඉතිහාසය පිළිබඳ අපක්ෂපාතී, සත්ය තොරතුරු ලේඛනගත කිරීමක් සඳහා සේවායෝජකයා සැලකිල්ල දැක්විය යුතුය. එහි ප්රතිඵලයක් වශයෙන් ඔබේ ආයතනයේ ලේඛනගත ලේඛනයේ ඔබ රඳවා තබා ඇති ලේඛන වලට මෙම පොදු මාර්ගෝපදේශ අදාළ කරගන්න.

සේවක මණ්ඩල ලිපිගොනුවෙහි අන්තර්ගතය සඳහා පොදු මාර්ගෝපදේශ

• පුද්ගල වාර්තා වල තොරතුරු ඇත්තක් විය යුතුය. සුපරීක්ෂක හෝ මානව සම්පත් කාර්ය මණ්ඩල අදහස්; සසම්භාවිව සටහන්; ඕපාදූප; පදනම් විරහිත කටකතා නොසලකා හරින ලද වෙනත් සේවකයින්ගෙන් ප්රශ්න, වාර්තා, හෝ ටැචල්ටෙල් චෝදනා; නොපවතින, විමර්ශනය කර අවසන් කර ඇති චෝදනා; සහ වෙනත් නොවන සත්ය තොරතුරු, විවරණයක් හෝ සටහන් සේවක පුද්ගලයාගේ ලිපිගොනු වලින් බැහැර කළ යුතුය.
  
  මානව සම්පත් කළමණාකරුවෙකු පුද්ගලයෙකුගේ වාර්තාගත ලේඛනයක් ඉදිරිපත් කර ඇති ප්රහාරාත්මක විවේචනාත්මක සිද්ධියකි. එක් අයෙක් මෙසේ අදහස් දැක්වුවා. "අවශ්ය තරම් පඩිපෙල පහලට නැඟිටින්න." සේවකයෙක්, නීතිඥයෙක්, අනාගත සේවකයන් සහ අධීක්ෂකවරුන් වැනි අදහස් කියවීම ගැන සිතා බලන්න.
  
  වෙනත් සමාගමක කළමනාකරු සහ අනෙක් අය සේවකයාගේ ලිපිගොනු තබා ඇති බව තහවුරු නොකළ බවට කළමනාකරු සොයා ගත්තේය. "මරීගේ කෝපයට පත් නොවූ නිසා ඇයගේ වැඩ කටයුතු අඩපණ වී සිය කළමනාකරු සමඟ පවා කටයුතු කිරීම මන්දගාමී විය." ගැටලුව බලන්න?

• කාර්ය මණ්ඩල වාර්තා ඔවුන්ගේ සුදුසු ලිපිගොනු ස්ථාන වෙත නිසි ලෙස අනුමාන කළ යුතුය. රාජ්ය හා ෆෙඩරල් නීති , 1996 හි සෞඛ්ය රක්ෂණ ප්රවාහනය හා වගකීම් පනත (HIPAA) වැනි සේවා නියුක්ති හා සේවා නියුක්තිකයන්ගේ හොඳ භාවිතයන් මත පදනම්ව ඔබගේ සමාගමේ පුද්ගලයින්ගේ වාර්තා සඳහා ප්රොටොකෝලය තීරණය කරන්න.
  
  ඊළඟට, ප්රොටෝකෝලය සමඟ බැඳී සිටින්න. වෛද්ය ලිපිගොනුවක සිටියදී පුද්ගල ලිපි ගොනුවේ අහඹු වෛද්යවරයාගේ නිදහසට කරුණු සොයා ගැනීමට ඔබට අවශ්ය නැත. වැටුප් ගෙවීම් ගොනුවක සේවකයාගේ උසස්වීම සඳහා සාධාරණීකරණය සහ යුක්තිසහගත කිරීම අවශ්ය නැත.
  
  පුද්ගලයෙකුගේ ලිපිගොනුවක හිටපු සේවා යෝජකයන් සමඟ සාකච්ඡාවලින් පසුබිම් පරික්ෂා කිරීම හෝ සටහන් ඇතුළත් කිරීම සඳහා කුලියට ගැනීම තීරණය කිරීම පිළිබඳ වාර්තා ඔබට අවශ්ය නැත.

• පුද්ගල වාර්තා වල ලේඛනගත කිරීමේදී ස්ථානගතව සිටින සුපරීක්ෂකවරුන්, කළමනාකරුවන් සහ වෙනත් සේවකයින් මෙම ලේඛනය නිසි පරිදි ලේඛනගත කිරීම සඳහා පුහුණු කළ යුතුය. සේවකයා සම්පූර්ණයෙන්ම අහෝසි වූ බවට සේවකයකුගේ උද්ඝෝෂණයක දී ඔබේ තක්සේරු වාර්තා කිසිවක් නොලැබුණත්, නුපුහුණු අධීක්ෂකවරු සමාන ප්රකාශ ලිවීමට දැන සිටියහ.
  
  මීට වඩා හොඳයි, වාර්තා කිරීමට වගකිව යුතු ඔබගේ මානව සම්පත් කාර්ය මණ්ඩලය වෙත ලිපිගොනු වෙත පිවිසීම සීමා කිරීම සහ පුද්ගල ලිපිගොනුවක තිබිය යුතු හා නොකළ යුතු දේ දන්නා.
• සේවක ඉතිහාසයේ ධනාත්මක හා ඍණාත්මක කරුණු දෙකම ඇතුළත් කිරීම සඳහා පුද්ගල වාර්තා වල ඔබ තබා ඇති තොරතුරු සමබර කරන්න . බොහෝ අවස්ථාවලදී, පුද්ගල වාර්තාවලින් සෑම නරක සිදුවීමක්ම අවධාරණය කරන අතර ධනාත්මක කොටස් නිෂ්කාශනය කරයි.
• ඔහුගේ හෝ ඇයගේ වාර්තාකරණ කාර්ය මණ්ඩලය හා නිල සමාගමේ පුද්ගල වාර්තා පිළිබඳ අධීක්ෂකගේ පෞද්ගලික සටහන් අතර වෙනස හඳුනා ගන්න. කාර්ය සාධනය වැඩිදියුණු කිරීම , ව්යාපෘති හා ඉලක්ක සම්පූර්ණ කිරීම සඳහා භාවිතා කරන අධීක්ෂකගේ සටහන්, සමාගම්වල නිල වාර්තාගත වාර්තා වල නොව, අධිෂ්ඨානශීලී පුද්ගලයාගේ ලිපිගොනු වශයෙන් ඉහල සහ කාර්ය සාධන සංවර්ධන සැලසුම් සාධාරණ ලෙස තීරණය කිරීම.
  
  අධීක්ෂණ නිලධාරීන්ගේ කළමනාකරණ ලිපිගොනු වල සටහන් සහ නඩත්තු කළ යුතු ආකාරය පිළිබඳව පුහුණු කිරීම අවශ්යතාවය හඳුනා ගන්න. කරුණු, නොව අදහස් සහ නිශ්චිත උදාහරණ, අසා දැන නොසිටීම, පෞද්ගලික සටහන් වලට අදාළ වේ.
  
  අධීක්ෂණ නිලධාරියාගේ පෞද්ගලික සටහන් නඩුවක් සඳහා ඉදිරිපත් කළ හැක, එබැවින් පුද්ගලික සටහන් සඳහා පවා අවවාදයක් ලබා දිය යුතුය. අධීක්ෂණ නිලධාරීන්ගේ කළමනාකරණ ලිපිගොනු වල ලිපි ලේඛනවල පිටපත් තබා ගැනීම නිර්දේශ නොකරයි.

• ලියකියවිලි සහ සම්මුඛ පරීක්ෂණ සටහන් කුලියට ගැනීම ප්රමාණවත්ය. හොඳම පරිචය වන්නේ ඔබ රැකියා ස්ථානගත කිරීම සිට විමර්ශන පරික්ෂා කිරීම් දක්වා සම්පූර්ණ කිරීම සඳහා අදාළ වන ලියකියවිලි ඇතුලත් කරන එක් එක් ස්ථානය සඳහා වෙනම ගොනුවක් පවත්වාගෙන යාමයි. අයදුම්කරුගේ නැවතීම්, ආවරණ ලිපි සහ අයදුම්පත් මෙම ලිපිගොනුවෙහි අයත් වේ. ඔබ කුලීකාර සේවකයාගේ අයදුම්පත සේවකයාගේ ලිපිගොනුව වෙත මාරු කළ යුතුය.
  
  මෙම ගොනුවේ විචක්ෂණ සේවකයින්ගේ සුදුසුකම් පිළිබඳ අපක්ෂපාතීව නිරූපණය කිරීම සඳහා වන නිල චෙක් ලැයිස්තුවක් සහ ආකෘති පත්ර හා වඩා සුදුසු සුදුසුකම් අපේක්ෂකයෙකු බඳවා ගැනීමට ඔබගේ තීරණයට සහාය වේ. බඳවා ගැනීමේ ක්රියාදාමය තුළදී කුලියට ගන්නා කළමණාකරුවන්ගේ අදහස් හා සටහන් මෙම ගොනුවට අයත් නොවේ. රැකියාවල තීරණය මත සම්පූර්ණ ලේඛනගතව තබා ගැනීම සඳහා මානව සම්පත් මෙම සටහන් එකතු කළ හැකි නමුත්, ඔවුන් පුද්ගල වාර්තා වලට අයත් නොවේ.

• ප්රවර්ධනය , මාරු වීමේ අවස්ථාව , වැටුප් වැඩි කිරීම් වැනි කාර්යයන් පිළිබඳ ලිපිගොනු ලේඛනවල කාර්ය මණ්ඩල වාර්තා වලට අයත් වේ. සේවකයා පිළිබඳ අධීක්ෂක හෝ මානව සම්පත් පිළිබඳ මතය නොකෙරේ. ලිඛිත අනතුරු ඇඟවීමක් වැනි නිල විනය ක්රියා මාර්ග ලියකියවිලි සේවකයාගේ පුද්ගල ලිපිගොනුවෙහි අයත් වේ.

පුද්ගල වාර්තා වල නොවිය යුතු ලේඛනගත විශේෂිත නිදසුන්

පහත සඳහන් තොරතුරු පුද්ගල වාර්තා වල තබා නොගත යුතුය. ලේඛනගත කිරීම සඳහා වෙනම ගොනුවක් අවශ්ය විය හැකිය, අධීක්ෂණ හෝ කළමනාකරණ සටහන් ලෙස වර්ගීකරණය කළ හැකිය, හෝ සේවා යෝජකයෙකු විසින් කිසිසේත් නොකල යුතුය.

• වෛද්ය වාර්තාවේ ඕනෑම වෛද්ය තොරතුරු අයත් වේ.
• වැටුප් ලිපිගොනු පඩිපත් ගොනුව තුල අයත් වේ.
• සේවකයින්ගේ සමාජ ආරක්ෂණ අංක හෝ සේවක ආරක්ෂිත වර්ගීකරණ ඇතුළත් ලේඛන , වයස, ජාතිය, ස්ත්රී පුරුෂ භාවය, ජාතික සම්භවය, ආබාධිත තත්වය, විවාහක තත්ත්වය, ආගමික විශ්වාසයන් සහ වෙනත් අය වැනි ලිපි ලේඛන කිසිවිටක ලිපි ලේඛනවල තබා නොගත යුතුය.
• සේවක කාර්යය කළමනාකරණය කිරීම, අරමුණු සැකසීම, ලබා දෙන ප්රතිපෝෂණ සහ වෙනත් පෞද්ගලික, සුපරීක්ෂක හෝ කළමනාකරණය කරන ලද ෆෝල්ඩරයේ ලිපිගොනු කළමනාකරණය කිරීමේ අධීක්ෂණ ලේඛන .
• සේවක පැමිණිලි, සාක්ෂිකරුවන්ගේ සම්මුඛ සාකච්ඡාවන්, සේවක සම්මුඛ පරීක්ෂණය, සොයා ගැනීම්, නීතිපති නිර්දේශ සහ යෝජනාව ඇතුලත්ව විමර්ශන ලිපිගොනු නොමැති අතර ප්රතිවිපාක නොලබන බවට අනුගමනය කළ යුතු ය. පුද්ගල වාර්තා වලින් වෙනම විමර්ශන ලිපිගොනුවක පදිංචි විය යුතුය.
• I-9 සේවකයා I-9 ගොනු හෝ ස්ථානයේ සේවක මණ්ඩල වාර්තා වලින් ඉවතට.
• අපරාධ ඉතිහාසය, ණය වාර්තා, සහ වෙනත් දේ ඇතුළත් පසුබිම් පරික්ෂා කිරීම් ස්ථානගත කිරීම , සුපරීක්ෂකවරුන්, කළමනාකරුවන් සහ සේවකයාට ප්රවේශය නොමැති වෙනම ගොනුවක් තුළ ඖෂධ පරීක්ෂා කිරීම . SHRM විසින් මෙම වෙනම ගොනුවක් නිර්දේශ කරයි හෝ සේවකයාගේ වෛද්ය ගොනුවේ මෙම තොරතුරු ද ගොනු කළ හැකිය.
• ස්වයං හඳුනාගැනීමේ ආකෘති සහ රාජ්ය වාර්තා සමාන ලේඛනවල සේවක සමාන ලිපි ලේඛන ලේඛනවල ලිපි ලේඛනවල හෝ අධීක්ෂකයාට පිවිසීමට අවශ්ය නැත.

ඔබ මෙම මාර්ගෝපදේශ අනුගමනය කරන්නේ නම්, ඔබේ සංවිධානය සැබැවින්ම සේවාදායක ඉතිහාසය, අනුග්රහය සහිත රැකියා ඉතිහාසය හා සුදුසු ස්ථානවල ගබඩා කර තැබිය හැකිය.

වගකීම්: සපයා ඇති තොරතුරු, නිරවද්යතාව සහ නීත්යානුකූලභාවය සඳහා සහතික කර නොමැති බව කරුණාවෙන් සලකන්න. මෙම වෙබ් අඩවිය ලෝක ව්යාප්ත ප්රේක්ෂකයෙකු විසින් කියවන අතර, රැකියා නීති සහ රෙගුලාසි මගින් රාජ්යයට සහ රටට රට අනුව වෙනස් වේ. කරුණාකර ඔබේ නිශ්චිත අර්ථනිරූපණය සහ තීරණ ඔබේ ස්ථානය සඳහා නිවැරදි කිරීම සඳහා රාජ්ය සහාය, ෆෙඩරල් හෝ ජාත්යන්තර රාජ්ය සම්පත් වෙතින් නීති සහාය ලබා ගන්න. මෙම තොරතුරු මාර්ගෝපදේශ, අදහස් හා ආධාර සඳහා වේ.