ව්යාපාරයක් සඳහා ලියැවුණු ලිපි බොහොමයක් අස්ථිර, දුර්වල ලෙස ලිඛිතව, අසංවිධානාත්මකව, ජර්නන් සමග පැටලී ඇති අතර අසම්පූර්ණයි.
බොහෝ විට එය දිගු හෝ කෙටි වේ. මෙම ගුණාංගවල අකාර්යක්ෂම ව්යාපාරික ලියවිලිවලට දායක වේ.
ඔබ විකුණුම් යෝජනාවක් ලිවීම, ඔබේ ලොක්කට ඊමේල් එකක් හෝ මෘදුකාංග පැකේජයක් සඳහා උපදෙස් අත්පොත, ඵලදායී ලෙස අනුගමනය කළ යුතු පියවර කිහිපයක් තිබේ. මෙම පියවර පහම අනුගමනය කරන්න:
- ඔබේ ද්රව්ය සංවිධානය කරන්න
- ඔබේ සබය ගැන සලකා බලන්න
- ඔබේ සිතුවිලි ලියන්න
- ඔබේ ද්රව්ය සැකසීමට
- ඔබගේ ද්රව්ය සංස්කරණය කරන්න
සංවිධානය ප්රධාන වේ
ඔබ ඔබේ ද්රව්ය සංවිධානය නොකළ හොත් එය හොඳින් ගලා බසිනු නොලැබේ. ලිවීම සරල හෝ සංකීර්ණ විය හැකිය. කාර්ය මණ්ඩල රැස්වීමක් නිවේදනය කරන ඊ-තැපැල් ලියන විට, මෙය ඔබේ අදහස් එකතු කිරීම තරම් සරල ය. අනික් අතට, ඔබ ඖෂධීය ඖෂධ නඩු විභාගයක ප්රතිඵල ලේඛන ලිවීමේදී ඔබ නිසි ලෙස ද්රව්යමය අන්දමින් පූර්ව සැලැස්ම සකස් කිරීමට අවශ්ය වනු ඇත. කාර්යය කුමක් වුවත්, සුදුසු මට්ටමේ සංවිධානයකින් තොරව (ඔබේ අදහස් සිතෙහි තබාගැනීම), ඔබට අවශ්ය සියල්ල අඩංගු හෝ වැදගත් මාතෘකාවලට ප්රමුඛතාව ලබා දීමට අසමත් වේ.
අහෝසිවීම් හෝ වැරදි ලෙස අවධානය යොමු කිරීම ඔබේ ව්යාපාරයේ ලිඛිත තොරතුරු වඩාත් පැහැදිලි වනු ඇත.
ඔබගේ ප්රේක්ෂකාගාරය දැනගන්න
ඔබ ලිවීමට පටන් ගැනීමට පෙර, ඔබේ අපේක්ෂිත ප්රේක්ෂක ගැන සිතන්න. උදාහරණයක් වශයෙන්, ඔබේ සමාගමේ 401 (k) වැඩසටහන පිළිබඳ ඉදිරිපත් කිරීමක් ඔබේ CFO සහ සේවකයින්ට ලබාදෙන විට එම විස්තරය තිබිය හැකිය. එහෙත් ඔබ ඇතුළත් කරන විස්තරයේ මට්ටම වෙනස් වේ.
ඔබ ද සංවාද සලකා බැලිය යුතුය. ඔබේ සමාගමට ඉක්මන් විද්යුත් ලිපිනයක් වන වාර්ෂික සමාගමක් වන පික්නික් පිළිබඳව සිහිපත් කිරීම, ඔබේ සමාගමේ වාර්ෂික වාර්තාව පිළිබඳව ඔබේ පණිවුඩයට සමාන හඬක් නොලැබේ.
තවද, ඔබ පවසන දේ මත නොව, ඔබට ඒවා ඇසීමට අවශ්ය දේ පිළිබඳව ඔබේ සබයට වඩාත් කාර්යක්ෂමව සන්නිවේදනය කරන බව මතක තබා ගන්න.
හොඳ රචනයක් ගැන වචනයක්
හොඳ ලේඛකයන්ට ලිඛිතව විවිධාකාර ආකාර තිබේ. සමහරු පිටත ලියන්න සහ පසුව සංස්කරණය කරන්න කැමති. තවත් අය කැමති ලෙස සංස්කරණය කිරීමට කැමැත්තක් දක්වයි. ඇතැම් අවස්ථාවලදී ඔවුන් කැමති අකුරු වර්ගය ලියන්නේ කුමක්ද යන්න මත පදනම්ව වෙනස් වේ.
ඔබ ලියන විට (හෝ සංස්කරණය කරන විට) දිග දැන සිටිය යුතුය. ඔබේ අර්ථය පැහැදිලි කිරීම සඳහා ප්රමාණවත් වචන භාවිතා කළ යුතු වුවත්, එය මල් හට ගැනීම සඳහා අනවශ්ය වචන භාවිතා නොකරන්න. ව්යාපාරික ලියවිලි පැහැදිලිව හා සංක්ෂිප්ත විය යුතු අතර, සාරවත් නොවන අතර මල් හට නොතිබිය යුතුය. මතක තබාගන්න, ව්යාපාරයට කිසිවෙකු අවශ්ය නැති තරම් කියවීමට කාලය තිබේ.
අනික් අතට, ඔබේ කෑල්ල ටිකක් අඩු කරන්න එපා. ඔබේ තේරුම පැහැදිලි වන අතර, එය වරදවා වටහා නොගත යුතුය. ගබඩාවක උපකරණ කැබැල්ලක් "පාවිච්චි කරන නමුත් හොඳයි" යනුවෙන් ලියා තිබුනේ නම් සිතා බලන්න. එයින් අදහස් වන්නේ උපකරණයේ කූඩයක් ගොඩක් භාවිතා කර තිබුනේ නම් හෝ උපකරණයේ කෑල්ලක් තවදුරටත් අලුත් නොවන නමුත් තවමත් ක්රියාත්මක වේ.
අමතර වචන කීපයක් අර්ථය පැහැදිලි වනු ඇත. එසේම, විවිධාකාර පාඨකයන්ට වෙනස් දේවල් අදහස් කළ හැකි නිසා ජාගොන් හෝ කෙටි යෙදුම් භාවිතා නොකරන්න. ඔබේ ලේඛන ශෛලියේ නොතකා සියලු ලේඛකයින් සියලු ලිඛිත ලිපි, ඊමේල් පවා සංස්කරණය කිරීම හා සංස්කරණය කිරීමට අවශ්ය වේ.
ප්රතිලෝමය සහ සංස්කරණය කරන්න
ඔබගේ ලේඛන ශෛලිය කුමක් වුවද, සියලු ලේඛකයින් සියලු ලිඛිත ලිපි, ඊමේල් පවා සංස්කරණය කිරීම සහ සංස්කරණය කිරීමට අවශ්ය වේ. ඔබ ලියන ලද පසු, ඔබගේ කාර්යය නිවැරදිව කියවිය යුතුය. එවිට ඔබට එය සංස්කරණය කිරීමට අවශ්ය විය හැකිය. ඔබගේ ලිපියේ සියලුම වචන නිවැරදිව කඩදාසි මත තැබූ බවට වගබලා ගැනීම ඔබ විසින් ලියන ලද කියවීම නැවත කියවීම නැවත කියවීම. අපගේ මොළය අපගේ ඇඟිලි වලට වඩා වේගයෙන් ක්රියාත්මක වන බැවින්, ඔබ වචන කපා හැරීම, අවසන් කිරීම අත්හැර හෝ වැරදි නාමය (උදාහරණ "එහි" වෙනුවට "ඔවුන්ගේ") භාවිතා කරන්න. සමමුහුර්ත කිරීම් මෙම දෝෂ උදුරා ගනියි. නිසැකවම, එක් පේළියක ඊමේල් එක පිටපත් කිරීම පහසුය. ඔබ යතුරු ලියන විට එය ප්රමාණවත්ය.
කෙසේවෙතත්, ඔබ උපදෙස් පත්රිකාවක් ලියන විට, ඔබගේ සෝඩෙක්ටිං වඩා සංකීර්ණ හා දිගු කාලයක් ගත වනු ඇත.
ඔබ ඔබේ ද්රව්ය සාරාංශ කර පසුව, එය සංස්කරණය කිරීමට කාලයයි. සමහර අවස්ථාවලදී සෝදුපත් කිරීම හා සංස්කරණය කිරීම එකවරම සිදු කළ හැකිය, නමුත් ඒවා අනුක්රමිකව සිදු කරන විට වඩාත් ඵලදායී වේ.
ඔබ විසින් සංස්කරණය කරන හේතුව, ඔබ ද්රව්යය ශබ්දය (සහ කියවීමට) වඩා හොඳින් සකස් කිරීම සඳහා ඔබ ලියූ දේ වෙනස් කිරීම හෝ වෙනස් කිරීමයි. ව්යාපාර සඳහා ලිවීමේදී, මෙය වැරදි සහ ඒවා නිවැරදි කිරීමයි.
ඔබ නවකතාවක් ලියන්නේ නැත
ඔබ ව්යාපාර සඳහා ලියන විට ඔබ ඊළඟට "ශ්රේෂ්ඨ ඇමරිකානු නවකතාව" ලිවීම නොකියයි. ඔබේ ලියවිලි අවශ්ය පරිදි විස්තර කිරීමක් විය යුතුය, නමුත් විශාල වචන හා සංඛ්යා කථනයන් භාවිතා කරමින් සජීව පින්තූර චිත්ර පින්තාරු කිරීම අවශ්ය නොවේ. ඔබ "වීදුරු නිවාස" යන්නෙන් අදහස් කරන්නේ නම්, "මැලියම් තැටිය" ලියන්න එපා, "වීදුරු නිවාස" ලියන්න.