1. ඔබේ පුරුදු ගැන සැලකිලිමත් වන්න
ඊළඟ කාර්යයට ඉදිරියට යාම සඳහා හැකි තරම් ඉක්මනින් දේවල් සිදු කිරීමට ඉක්මන් වන ලොවක පවා, ඔබේ ඊමේල් තුළ හොඳ පුරුදු භාවිතා කිරීමට කාලය ගත කරන්න.
කරුණාකර "කරුණාකර" හා "ස්තූතියි" කියා නොසිතන්න.
ඔබ හොඳින් දන්නා හෝ කිසිසේත් නොදන්නා පුද්ගලයින් අමතන්නේ නම්, හෝ ඔබට නිල වශයෙන් සම්බන්ධවීමක් පමණක් තිබේ නම්, ඒවා වෙනත් ආකාරයකින් ඉල්ලුවහොත් ඔබ ඔවුන්ගේ මාතෘකාව සහ අවසන් නම අනුව අමතන්න. නිදසුනක් ලෙස, "ඩේවිඩ් වයිට්" හෝ "ඩේවිඩ් ග්රේ" යනුවෙන් පවසන්න. ඔබ ඊමේල් වලට පිළිතුරු සපයන අතර මුල් පණිවුඩයේ පණිවුඩය ඔහුගේ හෝ ඇයගේ පළමු නම සහිතව අත්සන් කර ඇත, එවිට ඔබටත් ඒ ආකාරයෙන්ම ඇමතීමට සුදුසු බව උපකල්පනය කළ හැකිය.
2. ඔබේ ස්වරය බලන්න
ටෝනය යනු ලේඛකයෙකු ලෙස ඔබ ඊමේල් පණිවිඩයක් තුළ ඔබේ ආකල්පය ප්රකාශ කළ හැකි ආකාරයයි. එය ලැබෙන්නේ කෙසේද යන්න බලපෑම් කරයි. සාමාන්යයෙන් ඔබට ලබන්නන්ට ගෞරවාන්විත, මිත්රශීලී සහ ප්රවේශය ලැබීමට වග බලා ගන්න. ඔබ කප්පාදු හෝ ඉල්ලා සිටීමට අවශ්ය නැත. පණිවිඩ යැවීමට පෙර ඔබේ පණිවුඩය නැවත කියවන්න.
ඔබ කලින් දැනුම් දුන් අයෙකුට ලිවීමේදී, "හොඳයි ඔබ හොඳ යැයි බලාපොරොත්තු වන" මිත්රශීලී යමක් පවසමින් පටන් ගන්න. ඔබ ඊයෝජීස් වඩාත් පහසුවෙන් හසුරුවනු ඇත, ඔබ ඉතා අවිධිමත් සම්බන්ධතා ඇති කෙනෙකු සමඟ ඔබ ලිවීමට මිස වෘත්තිය විද්යුත් තැපැල් භාවිතා නොකර සිටීමෙන් වළකින්න.
අනාගත සේවායෝජකයාට ලිවීමේදී ඒවා භාවිතා නොකරන්න.
සෑම විටම ඊමේල් ලිපිනයක් හෝ සෑම මහ ඉහළ අකුරකින්ම ලියැවුණු විද්යුත් තැපැල් වාර්ථාව ලෙස නිරතුරුවම සලකනු ලැබේ. ඔබ කෑගසන්නාක් මෙන් පෙනෙනු ඇත.
3. සංක්ෂිප්තව සිටින්න
කාර්යබහුල අයට තනි පුද්ගලයෙකුගේ ඊමේල් කියවීමේ විනාඩියකට වඩා වැඩි කාලයක් ගත කිරීමට හෝ කාලය නැතිකම නැත.
ඔබේ ලබන්නා ඔබගේ පණිවුඩය ඉක්මනින් කියවීමට ඉඩ දෙන අතර එය තවමත් එය තේරුම් ගත යුතුය.
කෙසේ වෙතත් අදාළ තොරතුරු ඉවත් නොකරන්න. පළමුවෙන් ඔබේ ලිඛිතව ලිඛිතව යැවීමට ඔබේ පණිවුඩය පැහැදිලිව ඉදිරිපත් කරන්න. ඔබ අතහැර දැමූ විස්තර පැහැදිලි කිරීමට උත්සාහ කරන අතරතුර නැවත නැවතත් ඔබ ඉදිරියට පැමිණෙන විට කිසිවෙක් කාලය ඉතිරි නොකරයි.
4. කෙටි ආකෘතීන් භාවිතා නොකරන්න
කාලය ඉතිරි කර ගැනීමට අවශ්ය වුවද, ඔබේ වෘත්තීය විද්යුත් තැපැල් කෙටි පණිවිඩ භාවිතා නොකළ යුතුය. ඔබ බොහෝ දෙනෙකුට බොහෝ දේ ලියන්නේ නම්, ඔබේ මිතුරන් සමඟ කතා කිරීමට යම් ක්රමවේදයක් භාවිතා කිරීමට පුරුදු වී සිටිය හැකිය. නිදසුනක් ලෙස, ඔබ, "ඔබගේ", "ඔබේ" සහ "කරුණාකර" වෙනුවට "u", "ur" සහ "plz" භාවිතා කළ හැකිය. මෙම කෙටි යෙදුම්වල ව්යාපාරික ලිපි ලේඛනවල කිසිදු ස්ථානයක් නොමැත. ඔබ ලබන්නා අනියම් සම්බන්ධයක් ඇති කෙනෙකු සමඟ නොවේ.
වෘත්තීය ඊමේල් ලිපිනය භාවිතා කරන්න
ඔබගේ වත්මන් රැකියාවට අදාළ පණිවුඩ සඳහා, ඔබගේ සේවායෝජකයා ඔබට පවරා ඇති ඊමේල් ලිපිනය භාවිතා කරන්න. කෙසේ වෙතත්, ඔබ ඔබේ රැකියාවට නොගැලපෙන පණිවුඩ යැවීමට එය කිසි විටෙක භාවිතා නොකළ යුතුය, නිදසුනක් ලෙස, ඔබ නව එකක් සොයන්නේ නම්. පෞද්ගලික විද්යුත් තැපැල් ගිණුමක් භාවිතා කරන්න.
ඔබ පුද්ගලික ගිණුමක් නොමැති නම්, උදාහරණයක් ලෙස, ඔබ සේවා සඳහා ලියාපදිංචි වූ විට ඔබේ අන්තර්ජාල සේවා සැපයුම්කරු විසින් නොමිලේ විද්යුත් තැපැල් ගිණුමක් ලබා ගන්න.
වෘත්තීය ලෙස ශබ්ද කරන ලිපිනය සකස් කිරීමට Gmail හෝ වෙනත් සේවාවක් භාවිතා කරන්න. කිසිම දෙයක් මෝඩ හෝ යෝජනා කරන්නේ නැහැ. ඔබගේ පළමු ආරම්භක සහ අවසාන නම හෝ ඔබේ සම්පූර්ණ නම සුදුසු තේරීම් වේ.
6. අක්ෂර වින්යාසය සහ ග්රීක අක්ෂර කීම අමතක නොකරන්න
ඔබගේ ඊමේලය ප්රවේශමෙන් නිවැරදිව පරික්ෂා කිරීම අනිවාර්ය වේ. මෙම තීරනාත්මක පියවර නොතකා, ඔබ කොතරම් කාර්යබහුලද නොතකා. ඔබ අවධානය යොමු කිරීමට අවශ්ය දේ නිවැරදි අක්ෂර වින්යාසය සහ නිසි ව්යාකරණ. නිවැරදිව පොදු වචන නිවැරදිව වර්ණාලනයට අමතරව, ඔබේ ලබන්නාගේ නම සහ ඔහුගේ හෝ ඇයගේ සමාගමේ නමද ඇතුළුව පුද්ගලයන්ගේ නම් නිවැරදිව සඳහන් කිරීමට අවශ්ය වේ.
අක්ෂර වින්යාස මත විශාල වශයෙන් රඳා සිටීම ගැන ප්රවේශම් වන්න. වැරදියට භාවිතා කරන විට වචනවල වැරදි වංචා නොදැනේ. නිදසුනක් වශයෙන්, වාක්ය පරීක්ෂකවරයා වාක්යයෙහි "කිරීමට" යන වචනය "ඔබ වෙනුවෙන් ප්රශ්න කිරීමට" යන වාක්යය භාවිතා නොකරනු ඇත. එහෙත්, මෙම සන්දර්භය තුළ එය "දෙකක්" විය යුතුය. මෙරික්-වෙබ්ස්ටර් වැනි නොමිලේ මාර්ගගත ශබ්දකෝෂයක් භාවිතා කිරීමෙන් ඔබ විශ්වාස නොකරන ලද ද්විත්ව චෙක්පත්වලින් ඔබට සහතික වේ.